外国人労務管理に困っている総務

外国人労務管理の時間を大幅に短縮する方法

日本での外国人雇用が多くなってきました。今後さらに日本での就労受け入れを拡大していくことにより外国人雇用人口が増えていくことが予想されます。

そのような中で「不法就労」という言葉も多く聞くようになりました。本来であれば就労できない外国人が日本で働くことにより、雇用主も罪に問われてしまいます。それを避けるためには、雇用時だけでなくその後の在留カードの管理なども必要になります。

しかし、それらを間違いなくェックすることや公共機関に必要書類を提出することなど非常に手間がかかり、1人の外国人を雇用するのに約30分から1時間ほどかかるというデータもあります。

今後外国人採用がスタンダードになる中で、雇用やその管理の時間を短縮したいという企業も多いはず。この記事では、そのような悩みを解決するためのサポート機関やクラウドサービスをご紹介します。

外国人雇用の現状と注意点

近年、多くの飲食店や小売店で外国人が働いているのを見かけます。日本に中期滞在する外国人が2018年6月時点で約260万人と過去最高値になっているのが理由のひとつでしょう。今後、「特定技能」という新たな在留資格により就労の受け入れが拡大していくなかで、外国人雇用は避けて通れなくなることが考えられます。

しかし、外国人雇用の際は在留資格の確認や必要書類などが多くなります。これらを怠り外国人を不法就労させてしまった場合は「不法就労助長罪」となってしまいます。そうならないために、外国人雇用の現状と必要手続きについて紹介します。

外国人雇用の際に必要な手続き

外国人の雇用の必要な手続きをご存知でしょうか?

おおまかには以下の3つになります。

1.外国人雇用状況届出

外国人の雇用状況に変動があった際に提出が必要です。つまり、雇用の時だけでなく離職時も必要になります。これを怠ると、30万円以下の罰金に科せられることもあるので要注意。提出の様式が雇用保険加入の有無によって変わるため、雇用時にしっかりと確認をしてください。

くわしくはこちらの記事:「外国人雇用状況届出書」の正しい提出方法

2.外国人の在留資格の確認・管理

来日している外国人は1人ひとり在留資格が異なるため、就業可能な業務内容や就業時間、在留期限などの確認と管理が必要となります。

例えば、「留学」の在留資格を持っている場合、通常は仕事に就くことはできませんが、「資格外活動の許可」を得た場合は時間に限りがあるものの、仕事が可能となります。また、雇用後に在留資格の期限が切れていないかも重要です。切れていることに気付かず働いた場合も不法就労に該当します。

くわしくはこちらの記事:「就労不可」は採用NG?1分で就労可否を見分けられるコツ

3.就労資格証明書の確認

現在の在留資格の範囲内で働くことが可能であるかどうかを確認するためのもの。申請後入国管理局で審査され、問題なければ交付されます。外国人の転職時に必要な場合が多いのですが、これがあれば不法就労ではないという証明にもなります。

必要な場合は確認しておきましょう。

「不法就労助長罪」にならないために

本来であれば就労することのできない外国人を雇ってしまうと雇用主も「不法就労助長罪」になってしまいます。その場合、3年以下の懲役、もしくは300万円以下の罰金(又は併科)に処せられます。 あまりニュースなどで見かけないこともありますが、平成30年では検挙数が396件まで昇っています。中には全国でチェーン展開している飲食店もその対象になっていることもあります。

しっかりとした犯罪なので「知らなかった」では済まされませんし、罰も決して軽いものではありません。「不法就労助長罪」にならないためには、外国人雇用の際の確認と管理を徹底しなければなりません。しかし、先述の通り外国人の1人ひとりの状況が違うのでそのための知識はもちろん、管理のための時間も必要になります。

これらの煩雑さをなくすための、さまざまなサポート機関やサービスを紹介します。

外国人採用・雇用管理のサポート機関

外国人雇用に困っているあなたへのサポートサービス

雇用が決まった際に、在留資格やビザの確認などが必要になることを紹介してきました。しかし、これらに不慣れだった場合はやり方がわからず時間がかかって本業に支障が出る可能性も考えられます。

そこで、外国人の採用から雇用管理についてサポートしてくれるサービスを紹介します。

人材紹介サービス

外国人の人材紹介サービスでは、企業と外国人人材のマッチングを行います。そのため、事前に就労可能な在留資格を持つ外国人を選定して紹介してくれます。もちろん、最終的に企業での確認は必要になりますが、事前に情報をもらえるだけでも大きな工数削減が見込まれます。

■外国人アルバイト紹介『joboty(ジョボティ)』

アルバイトを希望する外国人と、人材に悩む企業のマッチングをするサービス。企業へ紹介時に所有ビザや日本語能力の確認を実施している。

就労ビザ代行機関

必要な書類情報や回収、作成、申請などを企業にかわって代行してくれるサービスです。内容はサービスによって異なりますが、以下が代表的な内容になります。

・就労ビザ取得に必要な書類を企業に提示

・必要書類の作成・回収

・在留資格認定証明書の受領や送信

『ビザマネ』導入で労務時間を短縮

外国人の労務管理楽にできた

「ミスなく」「抜けもれなく」と意識をしていても、人の目だけでは限界があるのも事実。複数チェックやルーティン化などで対策する場合も多いかもしれませんが、近年ではクラウドサービスを導入する企業も多くなっています。

そこで今回は『ビザマネ』を紹介します。雇用主を「不法就労助長罪」から守るために生まれたシステムで、サービス提供開始から9ヶ月間で17件もの不法就労を予防しているという実績を持っています。ここでは、『ビザマネ』を導入するメリットを3つ紹介します。

■外国人向け労務管理システム『ビザマネ

ここがスゴイ!①:入社書類回収がラク!

『ビザマネ』では、入社書類の回収をペーパーレスにしており、雇用主の負担を減らします。回収方法は、スマートフォンで撮影して提出するだけ。その内容を『ビザマネ』が読み取り、就労可能かを判断します。

ここがスゴイ!②:ハローワークへの提出書類の作成が可能!

入社時に提出が必要な「外国人雇用状況届出書」を作成し提出します。雇用した外国人の保険加入有無などにより様式がかわり、間違ったもので提出したり内容に誤りがあるだけで罰の対象となります。もちろん、提出していない場合も同様です。そうならないように『ビザマネ』がサポートします。

※¥100/人/月のオプション機能

ここがスゴイ!③:在留カード期限の管理が自動!

就労中の在留カードの管理は、雇用する外国人が多くなればなるほど大変になります。「忘れていた」「知らなかった」ということもあり得ます。ひとつずつ確認していては大変な管理も、『ビザマネ』では自動アラートを配信するので心配は不要。抜けもれなく、外国人を安心して雇用することができます。

『ビザマネ』についてのお問い合わせはこちら

まとめ

「特定技能」の在留資格により外国人の就労受け入れが拡大されたことにより、今後日本ではさらに外国人雇用が増えてくるでしょう。不法就労助長罪にならないためにも、採用や雇用管理は間違いなく行いたいもの。しかし、時間がかかることも事実です。

現在は、それらを解消するための採用サービスやクラウドサービスなどがあります。

ぜひ、自社の悩みに合わせたサービスを取り入れてみてください。外国人雇用が日本の人材不足を解消するかもしれません。

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