全国展開の大手ラーメンブランド「一風堂」が語るビザマネ導入背景と効果！

株式会社力の源ホールディングス様

人事総務グループ　グループリーダー　竹田 清人さん 営業本部　東京第1ブロック　ブロック長　中山 雄太郎さん

ービザマネを導入したきっかけを教えてください。

竹田さん：ビザマネ導入前は、外国籍の方の雇用が増えていたことから、人事担当者や店舗責任者の外国人労務管理における事務作業工数が増えていました。特に、在留カードの回収や期限管理の煩雑さに課題を感じていました。

ちょうどそのタイミングにたまたま参加した外食産業向けの展示会でビザマネを知りました。展示会で当時の営業担当の方からビザマネをご紹介いただきました。システム化によって外国人の労務管理を簡潔にできれば、人事担当者の工数削減だけでなく、店舗責任者の負担も減らせるのではないかと考え、ビザマネの導入を決めました。

また、在留期限切れや不法就労の方を雇用してしまうリスクを抑制できるという点も魅力的でした。

ー労務担当者として、ビザマネを使用した所感・効果などはありますか。

竹田さん：ビザマネを利用しての一番の効果は、従業員の在留カードの期限管理と回収に関わる業務工数を大幅に削減できたことです。

導入前は、入社手続きの際に店舗側で在留カードのコピーを取り、本社へ共有するという業務フローとなっておりました。そのため、在留期限が切れそうな従業員に一人ずつ連絡し、更新書類の提出を促す必要があり、その回収業務に毎月何十時間もかかっていました。また、在留カードの期限管理についても、Excel管理となっていたため、抜け漏れが発生し、在留カードの期限が切れる直前に急いで回収するといったトラブルも発生しておりました。

現在は、ビザマネの在留カード期限アラート機能によって、従業員の在留カードの期限が切れる前に自動で本社と店舗と従業員にメールが送られます。そのため、人事担当者から店舗責任者へ更新在留カードの回収依頼を行う必要がなくなりました。また、従業員から直接システムに新しい在留カードを提出してもらえるため、店舗責任者と従業員とのコミュニケーションコストを大幅に削減することができました。

また、導入後の運用方法についてもカスタマーサポート担当の方には大きなサポートをしていただきました。弊社の業務プロセスに合わせながら一緒にフローを考えたり、細部の要望にも応えてくださり、おかげでスムーズに導入を進めることができました。

ービザマネアプリでのICチップによる偽造チェックも利用開始されたとのことですが、利用を開始しようと思ったきっかけは何でしょうか？

竹田さん：ビザマネの利用開始のきっかけは、失効情報照会では見抜けない偽造カードがあると知ったことです。

元々は目視確認と出入国在留管理庁在留カード等番号失効情報照会で、偽造の確認を行っていました。

しかし、目視での確認や出入国在留管理庁在留カード等番号失効情報照会では見抜けない偽造在留カードが出回っているという報道を見て、不安になり「ビザマネ」の利用開始を決めました。

ー店舗で実際にビザマネを導入してみて変化はありましたか。

中山さん：ビザマネ導入前の目視での偽造確認では、本当に偽造ではないのか？という不安が少しありました。しかしビザマネ導入後は、面接時点で在留カード内のICチップ情報を基に、偽造チェックできることで安心して採用を進めることができています。

実際に、偽造在留カードの可能性がある求職者が来たことがあり、その際にビザマネの偽造チェックアプリを使って確認ができ、不法就労者を誤って雇用してしまうリスクを回避することができました。

また、在留カードの期限管理の業務工数も大幅に減りました。以前は、在留カードコピーしようと思ったら、コピー用紙やインクがなくて買いに走ったり（笑）、と見えない部分でいろいろな工数がかかっていました。そういった業務もなくなったので、コア業務に集中できるようになってとても助かっています。