飲食店の店長の「わからない・面倒」を解決し、在留カードの回収業務を1/4に削減。法令違反を未然に防ぎ、外国人アルバイトを安心して雇用できる体制づくりを。

株式会社さわやか
職能チーム
担当マネージャー 松尾好恵さん
シニアスタッフ 赤井依美さん

今回は「KFC」や「ピザハット」をはじめとするフランチャイジー店舗の運営を東京中心に展開している株式会社さわやかの松尾 好恵さんと赤井 依美さんに、ビザマネを導入した経緯やメリットについてお伺いしました。

 

当初はコストをかけて在留カード情報を管理することは考えていなかった。

ー外国人の方を雇用している中で、不法就労や法令違反について意識することはありましたか?

松尾さん:弊社は日東富士製粉の100%子会社であり、フランチャイジーとして「KFC」などいくつかブランドの看板を背負って店舗を運営しているので、何か問題になった時には迷惑をかけてしまう影響範囲が広いことから、意識していました。

ービザマネを導入する前は、どのような課題がありましたか?

赤井さん:店舗での在留カード情報の回収が思うように進まないことでした。

法令違反のリスクを管理し、雇用状況届出書の作成のためにも在留カード情報の回収は入社時と更新時に行ない、内容を確認するようにしていましたが、店長と外国人アルバイトの方の出勤日が重ならないとコミュニケーションができず、時間が経つと店長が忘れてしまうケースもありました。

さらに、回収した在留カードのコピーは店舗からファックスで本部へ送っていたので、印刷の兼ね合いから、写真が黒く潰れてしまっているようなことも…。

こういった場合、きちんと回収ができるまで店長に何度も再送を依頼することになるので、どうしても回収のスピードが遅くなり、やりとりが増えることで業務がかさむ課題がありました。

ー在留カード情報の管理に対してコストをかけるイメージありましたか?

松尾さん:コストをかけてまで課題を解決するイメージはありませんでした。
現状、外国人アルバイトの数が40名くらいですので、例えば外注などを検討するほどではないと考えていました。まだなんとか人力で管理できるのではないか、と。

しかし、チーム一人当たりの業務量が多く、業務を圧縮したいと考えていたので、ビザマネは国人アルバイトの労務管理に関する業務を減らせて、同時に誓約書機能や在留カードの有効確認の自動機能などにより、法令違反のリスクから企業を守ることができるので、それならば使いたいと思いました。

ー社内で導入を検討した際、懸念はありましたか?

松尾さん:今までコストをかけていなかったところだったので、本当にお金をかける必要があるの?という点と、今までの運用を変えることで店舗の協力が必要なので、まずはフランチャイザーの本部がどのように管理しているのか確認して欲しいという宿題をもらいました。

ービザマネ導入の決め手は何だったのでしょうか?

松尾さん:導入から管理が開始できるまでのスピードと、本部と店長のやりとりが減ることで店長の工数が削減できると予想できたことが挙げられます。

例えば本部がユーザー登録を完了しないとURLが発行できないような作業が発生していたとしたら、導入に至らなかったかもしれません。

ビザマネは外国人の方がスマートフォンでご自身の情報をアップロードし、その情報を私たちがすぐ確認できて、店長に依頼をする必要がなくなるので、導入を決めました。

 

ビザマネが外国人の労務管理を導く「答え」になる。

ービザマネを実際に導入してみて、どのような変化がありましたか?

赤井さん:在留カードの期限が自動アラートされる機能は、外国人スタッフ本人にも更新した在留カード情報の提出がされるまで何度も自動でアラートメールが届くので、今まで手作業で送っていたメールが自動で送られることによって業務工数を削減することができました。

また、ハローワークへ提出する外国人雇用状況届出書も自動で生成されて、一覧をCSVで出力することができるので、作業時間も短縮されたと実感しています。

法令違反に当たるかもしれない人を未然に防ぐことができたケースもあり、ビザマネの効果を実感しています。

ー具体的に、作業時間はどのくらい短縮されましたか?

赤井さん:毎週月曜日に行なっていた在留カード期限の確認と、期限が迫っているスタッフが所属する店舗へのメール送信、更新した在留カードのファックスが届いているかの確認、ファックスの内容確認などが不要になったので、少なくとも毎週120分以上かかっていた時間がほとんど0分になりました。

ービザマネのオススメポイントを教えてください。

赤井さん:外国人雇用に関する労務知識や法律の知識に詳しくなくても、きちんと管理することができるサービス、であることです。

もちろん、外国人を雇用する企業の労務として勉強もしていかなければなりませんが、全て知っていない状態でも、企業を不法就労のリスクから守ることができるので使いながら学んでいくこともできるのはビザマネの大きな魅力ではないでしょうか。

ですから、ビザマネは外国人アルバイトを雇用する企業にとって、正しい労務管理の「答え」になると思います。

―― 本日はお時間いただきありがとうございました。引き続きお力になれるよう、尽力いたします。